Prevenire è meglio che curare. È questo il messaggio che ha voluto trasmettere il legislatore approvando la legge 231 del 2001 che regola la responsabilità amministrativa degli enti, predisponendo un sistema di controlli, verifiche, predisposizione e attuazione di modelli di organizzazione, allo scopo di promuovere per la pubblica amministrazione ma soprattutto per i privati la cultura della tracciabilità, della comunicazione trasparente, della compliance.
Nella stessa direzione, cavalcando l’onda della digitalizzazione della Pa e degli incentivi per l’impresa 4.0, va My Governance, il software che ridisegna il rapporto società/ente – dipendente, consentendo nel nostro Paese, come mai accaduto prima, una gestione dei flussi documentali, tracciata, facilmente fruibile e pienamente conforme alla normativa esistente.
Tracciabilità, verificabilità e conoscibilità degli atti e delle procedure di un ente sono infatti alla base delle più autorevoli normative nazionali e estere in materia di trasparenza e anticorruzione, come appunto il dlgs 231/2001, la legge 190/2012 e il più recente Regolamento generale sulla protezione dei dati che inizierà ad avere efficacia il 25 maggio 2018.
My Governance, nato grazie al confronto delle esperienze di manager di società, di esperti di diritto, compliance e risorse umane con il supporto di avvocati e professori universitari, ha lo scopo di migliorare l’efficienza e la produttività delle società stesse, sostituendo al 100% il cartaceo, i fax, le scansioni e le approvazioni nel modo più semplice, veloce ed affidabile, digitalizzando tutti gli scambi documentali e i relativi processi approvativi tra le aziende e i propri dipendenti, clienti e/o fornitori.
Il funzionamento è di immediata comprensione: la società attraverso il software carica un documento da sottoporre ai dipendenti/clienti e/o fornitori o lo crea attraverso un editor di testo e seleziona a chi inviarlo. Il dipendente, cliente e/o fornitore riceve un alert via e-mail, clicca il link contenuto al suo interno ed accede al portale del software. Una volta autenticato nell’area personale – attraverso le proprie credenziali univoche – l’utente potrà prendere visione ed approvare i documenti ricevuti. I documenti approvati saranno disponibili e consultabili sia dai dipendenti, clienti e/o fornitori sia dalla società ovunque e in tempo reale. Ricevute digitali, certificati, statistiche e grafici permetteranno alla società di essere sempre aggiornata sullo stato di approvazione dei documenti. Il tutto tramite Azure, server di ultima generazione certificato da Microsoft, che garantisce la massima sicurezza.
Questo innovativo software garantisce anche efficienze economiche. Infatti, il tempo risparmiato da ogni dipendente grazie a tale tecnologia garantirà un risparmio monetario immediatamente verificabile. Per una società con 250 dipendenti, ad esempio, le stime riferiscono un taglio costi pari a oltre 50mila euro.
